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Web予約(ネット予約)の詳細設定

Web予約システムの細かい設定

予約状況

予約状況では、今日の予約を確認したり、今入っている予約の管理ができます。
予約状況

1.Googleカレンダー連携

「CrayonのWeb予約」と「Googleカレンダー」を連携することが出来ます。
Googleカレンダーでも予約状況を確認できるので便利です。
Googleカレンダー
連携すると、以下の事が可能になります。
・「承認済み」の予約は、Googleカレンダーで確認できます。
・Crayon管理画面で行った「予約日時の変更」や「キャンセル」も、Googleカレンダーに反映され、情報が切り替わります。

連携方法

「運用管理」>「予約システム」>「Googleカレンダーとの連携」を開きます
予約システムでGoogleカレンダー連携を選択
※左メニュー「予約システム」からも開けます。
連携するためには、CrayonがGoogleカレンダーに書き込むことを許可する必要がります。
まずは「Googleにログイン」ボタンを押してください。
「Googleにログイン」を押した後は、Googleの画面になります。
連携するGoogleアカウントを選択し、パスワードを入力するとログインできます。
ログインした後に「Crayonへの権限の付与」が出た場合は「許可」を押します。
※出てこない場合もあります。
Googleカレンダーへの書き込みを「許可」します。
連携中と表示されれば、連携が完了です。
「Googleカレンダーを確認」を押し、Googleカレンダーを開いてみましょう。
Googleカレンダーのアプリが入っている場合は、カレンダーアプリを開きます。
入っていない場合は、ブラウザでGoogleカレンダーを開きます。
Crayonから追加されたカレンダーは「Web予約」という名前で登録されています。
予約が表示されない?
カレンダーに書き込まれる予約は、連携後承認した予約です。
連携前に承認した予約や、未承認の予約は、カレンダーに書き込まれません。
「Web予約」の追加が確認できたら、カレンダーアプリ、またはブラウザを閉じて、Crayonに戻りましょう。

解除方法

「Googleカレンダーを確認」ボタンの下に、「Googleアカウント連携状況」へのリンクがあります。
例えば、別のアカウントで連携し直したいなどの理由で、連携を解除する場合、このリンクを押します。
Googleアカウントの連携状況の画面に移動します。
アカウントの下にある「連携を解除する」を押すと解除できます。
「連携を解除する」を押すと、メッセージが出てきます。
チェックを入れて「OK」を入れると、Googleカレンダーから「Web予約」が削除されます。(カレンダーに入っていた予約は全て消えます)
チェックを外せば「Web予約」を残すことができます。
この状態で、もう一度(同じアカウントで)連携した時、残っていた「Web予約」を再利用できます。(カレンダーに入っていた予約を引き継げます)
連携が解除されると「連携中」から「未使用」に変わり、アイコン画像も切断された状態になります。

動作確認

実際にテストで、公開ページから予約し、予約台帳から承認してみましょう。
承認を押す
※連携後に承認した予約だけが、Googleカレンダーに表示されます。
予約を承認した後、Googleカレンダーを見ると、予約が追加されています。
表示される内容は、予約番号と名前のみです。(今後、情報を増やしていく予定です)
Googleカレンダー
また、Crayon側で予約内容を編集したり、キャンセルした場合も、連動して情報が変化します。

予約メニュー

予約メニューに関する設定は「予約メニューの作成・編集」で行います。
予約メニュー
※画像は「運用管理」>「予約システム」です。

1.オプション

オプションは、メニューにプラスで追加できる項目です。
例えば、美容院で「カット」の予約にオプションで「シャンプー」を追加できるようになります。
予約オプション例

【設定方法】

「予約メニューの作成・編集」で、オプションを設定したいメニューを選びます。
予約メニュー一覧でメニューを選ぶ
※画像は「運用管理」>「予約システム」>「予約メニューの作成・編集」です。
設定の下の方にある「オプション設定を開く」を押します。
予約メニューの設定でオプション設定を開く
※もう一度押すと、閉じることが出来ます。閉じていても設定は有効です。
オプションの設定項目は4つです。 「説明」以外が必須項目となります。
Web予約のオプション設定
料金」は、0~99,999,999円まで入力できます。
所要時間」は、1~1440分まで入力可能です。
※ご注意
料金」「所要時間」は、セット料金や合計時間ではなく、オプション単体の追加料金や延長時間を入力してください。メニューの料金や時間に加算されます。
【例】シャンプー:+1,000円(+5分)
オプションを追加」を押すと、複数のオプションを登録できます。(最大20個)
オプションを削除する時は、右上の「×」を押してください。

2.応用設定

オプション設定の下の方にある「応用設定を開く」を押します。
予約メニューで応用設定を開く
応用設定では4つの設定ができます。

同時予約上限(メニュー別)

設定中のメニューを、同時に何件予約可能にするかの設定です。
注意
この設定を行う場合は、予め同時予約上限の全体設定が必要です。(ここで設定できるのは、メニュー別の設定のみです。)
例えば、全体の上限が「1」の状態で、メニューの上限を「2」にしても、全体の上限が「1」のため、同時予約は出来ません。
「同時予約上限」の設定は、専用のページがありますので、そこで、まとめて設定する事をおすすめします。
同時予約上限(全体)の設定方法
予約メニューで応用設定を開く

準備時間

予約メニューが終わった後の、片付けや次の準備にかかる時間を設定できます。
事前の準備時間ではなく、次の予約までの準備時間(インターバル)で、メニューの後ろに設定した時間が追加されます。(顧客には、メニューの時間だけ表示されます。)
予約メニューで応用設定を開く
注意点として、画像の様に、準備時間の後ろに「予約できない時間」が出来てしまう事があります。
準備時間を設定する場合は、準備時間を含んだ合計時間が、営業時間で設定した「刻み」と、上手く噛み合うように調整しましょう。
※どういった時に使うか?
例えば整体の場合、施術が終わった後に、掃除や次の準備、休憩などで、次の施術まで30分あけたい場合、施術後30分は予約が入らない様にできます。

受付開始

何日前から予約可能にするかの設定です。
これは、言い換えると「予約を何日先まで可能にするか」という事になります。
例えば「受付開始」を「30日前」に設定し、Web予約の画面を見に行くと、約1ヵ月以上先の予約は、選択できなくなっています。
(カレンダーの表記が「×」になます。)
Web予約カレンダー
制限をかけない場合は、設定する必要はありません。
「あまり先の予約を入れられると、予約が入っていたことを忘れてしまう」という方は、数日先までしか予約できない様に設定すると良いでしょう。

受付締切

予約を何時間前(何日前)で締め切るかの設定です。
言い換えれば「予約を何日後から可能にするか」という事になります。
例えば「受付締切」を「3日前」に設定し、Web予約の画面を見に行くと、3日後から予約ができる様になっています。
受付締切の図解
余裕を持って予約して欲しい場合に設定すると良いでしょう。
当日予約との違い
ここでの1日前は24時間前で計算されます。
「当日予約」が前日の23時59分で締め切るのに対し、「受付締切」の1日前は、24時間前で締め切りとなります。
具体的には、17時にWeb予約の画面を見た場合、次の日の17時まで表記が「×」になり選択できなくなります。
17時にWeb予約画面を見た場合
予約メニューを編集した場合は「保存」ボタンを押します。
Web予約メニューの保存
「予約メニューへ」を押せば、メニューの一覧に戻れます。

3.並び替え

メニューが複数ある時には、緑色のボタン「メニューの並び替え」を押して順番を変更できます。
受付け時間の設定
右のボタンを押したまま、上下に移動し、好きな場所まで持って行けます。
予約メニューの移動
メニューが大量にある時は、画面下にある「キープエリア」を使うと便利です。
メニューを掴んで「キープエリア」の上で離すと、一旦置いておくことが出来ます。
キープ中のキープエリア
キープエリアにメニューを置いたままだと保存できません。再び右側のボタンを押したまま、リスト内に持って行き、好きな場所で離してください。
最後にリストの下にある「保存」ボタンを押します。
保存を押したタイミングで、並び替えが反映されます。

4.メニュー別時間設定

予約の受付時間(顧客が選択できる時間)を、メニュー別に設定することが可能です。
通常は、全メニュー共通の受付時間となりますが、共通の受付時間から外れる特殊なメニューの場合は、そのメニューだけの受付時間を作成できます。
例1)毎週金曜日の19時に○○教室を10人限定で開く場合
例2)火曜日と木曜日しか受付けない場合
営業時間から外れた設定が可能
全メニュー共通の受付時間は「運用管理」>「予約システム」>「受付時間の設定」で編集できます。
受付時間の設定方法を確認

【設定方法】

予約メニューの一覧画面で、ゴミ箱の左隣にあるボタンを押します。
ゴミ箱の左隣にあるボタンを押します
「曜日別に設定」を選びます。
Web予約の時間を曜日別に設定
ここでの設定は、対象のメニューだけに適用されます。(他のメニューには反映されません)
最初は、全て定休日になっています。
予約可能にしたい曜日のスイッチを押し、時間を設定してください。
定休日を営業日に変える
最後に保存を押して、設定完了です。
個別時間設定がされている予約メニューは、ゴミ箱の左隣のボタンが水色になります。
Web予約メニュー一覧での表示

5.メニューの削除

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予約システム

予約の仕組みに関する設定は「受付時間・休業日の設定」と「予約システムの設定」で行います。
予約メニュー
※画像は「運用管理」>「予約システム」です。

1.休日設定

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2.同時予約上限(全体)

同じ時間に複数の予約を入れる設定です。
通常は「1」で、予約が入ると、その時間は予約終了となります。
上限を「2」にした場合、予約が2件重なっている時間は、それ以上予約が入りません。
予約メニューで応用設定を開く
※どういった時に使うか?
スタッフが3人いて、同時に3人まで対応できる時に「3」件まで予約が入るようにできます。
(最大10件まで)

3.予約キャンセル設定

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メール

予約に関するメールの設定は「メール送信の設定」で行います。
予約メニュー
※画像は「運用管理」>「予約システム」です。

1.自動返信メール

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2.承認メール

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3.直前確認メール

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マニュアル一覧

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